Cómo agregar la automatización del correo electrónico basada en inteligencia artificial a Outlook 365 en solo tres pasos

En Inaza, nuestra tecnología está diseñada para resolver los problemas del mundo real para las aseguradoras, de manera eficiente, inteligente y con la menor interrupción posible. A la cabeza de esa tarea está Conor McDonald, nuestro director de tecnología. Con una amplia experiencia en la integración de sistemas empresariales y el despliegue de inteligencia artificial, Conor y su equipo han diseñado las soluciones que impulsan todo, desde nuestras herramientas de automatización de reclamaciones hasta la inteligencia de riesgos en tiempo real. En este blog, explica cómo nuestra automatización del correo electrónico se integra a la perfección con Outlook 365: sin compilaciones personalizadas, sin complejidad, solo resultados.

Si eres una aseguradora y sigues reenviando correos electrónicos manualmente o te basas en las reglas de la bandeja de entrada que se rompen cuando alguien estornuda cerca de ellos, es hora de repensar cómo funciona tu configuración de Outlook 365 y, de hecho, toda tu configuración de Microsoft 365. En Inaza, hemos creado un sistema basado en inteligencia artificial solución de automatización de correo electrónico que se conecta directamente a los flujos de trabajo existentes de las aseguradoras, con interrupciones mínimas y sin necesidad de un proyecto de TI de meses de duración. Ya se trate de la clasificación de siniestros, del servicio de atención al cliente o del seguimiento automatizado, nuestro sistema permite a Outlook hacer algo más que quedarse ahí recogiendo el correo. Si bien las soluciones de Inaza se pueden integrar fácilmente en todas las funciones de Microsoft 365, esta publicación se centrará en cómo nos integramos con Outlook 365 en tres sencillos pasos: sin código personalizado, revisiones de infraestructura ni los habituales problemas de integración que, lamentablemente, las aseguradoras esperan al añadir nuevos sistemas o herramientas a sus flujos de trabajo.

¿Por qué la automatización del correo electrónico para Outlook 365?

Las aseguradoras buscan cada vez más la automatización inteligente del flujo de trabajo, pero a menudo chocan con un obstáculo cuando intentan integrar nuevas herramientas en los ecosistemas de Microsoft. Diseñamos nuestra solución para que funcione con Outlook 365, no cerca de él. Esto significa una integración segura, funcionalidad nativa y ausencia de curva de aprendizaje para sus equipos. Si alguna vez has buscado:

• «cómo automatizar los correos electrónicos en Outlook 365 para seguros»
  
  
• «activadores de correo electrónico para el seguimiento de las reclamaciones»
  
  
• «Cómo encontrar correos electrónicos a los que no se ha respondido en X días»
  
  
• «Integración con IA Outlook 365»
  
  
• «respuestas automatizadas de Outlook para las aseguradoras»
  

... eres exactamente para quien está dirigido este post.

El proceso de integración de 3 pasos

Paso 1: Crear un usuario de automatización dedicado
Tú (o tu equipo de TI) configuras una cuenta de usuario específica en tu entorno de Microsoft 365. Algo como inaza-automation@yourcompany.com. Este usuario es el que enviará correos electrónicos, escaneará las bandejas de entrada y activará acciones automatizadas. Mantenerlo aislado de tus cuentas principales implica controles más estrictos y una mejor visibilidad.

Paso 2: Asignar permisos
Esta cuenta necesita permisos explícitos, nada fuera de lo común, pero los suficientes para funcionar. Las sofisticadas herramientas de administración de acceso de Azure le brindan un control total sobre a qué se puede acceder y en qué condiciones. Por lo general, esto incluye:

• Correo. Lectura y escritura — para que el sistema pueda monitorear y responder a los mensajes entrantes
  
  
• Correo.Enviar — para enviar alertas, actualizaciones o confirmaciones
  
  
• Calendarios. Lectura y escritura — para registrar eventos como los plazos de las reclamaciones o los seguimientos
  

Su administrador las otorga mediante la API de Microsoft Graph o a través del portal de Azure. Si ya utilizas las herramientas empresariales de Office 365, este debería ser un territorio conocido.

Paso 3: Proporcione las credenciales de acceso
Una vez que el usuario esté en su lugar y se le concedan los permisos, necesitaremos algunos detalles seguros, principalmente el secreto del cliente (considérelo como una clave de API especializada), el ID de inquilino y la información del directorio. Usamos una herramienta interna segura para autenticarnos como ese usuario, sin contraseñas compartidas ni intermediarios. A partir de ahí, podemos activar los flujos de trabajo de inteligencia artificial: responder a las consultas de los clientes, asignar automáticamente las reclamaciones, detectar posibles fraudes o incluso crear tareas de seguimiento.

¿Qué pasa después?

Una vez integrada, la automatización comienza al instante:

• Clasifique las reclamaciones etiquetando y enrutando de forma inteligente los correos electrónicos
  
  
• Envía respuestas personalizadas en segundos, no en horas
  
  
• Crea automáticamente entradas de calendario para seguimientos o fechas límite
  
  
• Activa las siguientes acciones en función del contenido y los metadatos del correo electrónico

Es como tener un miembro extra del equipo que jamás pierde un mensaje y funciona a la velocidad de la IA.

Diseñado para las aseguradoras, sin exageraciones

Impulsado por la IA de Inaza solución de automatización de correo electrónico está diseñado específicamente para abordar los desafíos únicos a los que se enfrentan las aseguradoras y se integra perfectamente con Outlook 365 para mejorar la eficiencia durante todo el ciclo de vida del seguro. Al automatizar la clasificación del correo electrónico, la extracción de datos y la generación de respuestas, Inaza transforma la administración tradicional del correo electrónico en un proceso simplificado e inteligente.

Características clave de la solución de automatización del correo electrónico de Inaza:

• Ventas y cotizaciones: Procesa instantáneamente las solicitudes de cotización, extrae detalles clave y genera cotizaciones precisas al tiempo que automatiza los seguimientos para reducir las abandonas.
  
  
• Nuevos negocios: Clasifica las solicitudes, verifica los documentos y señala la información faltante, lo que agiliza la suscripción y reduce la pérdida de primas.
  
  
• Respaldos: Procesa los cambios de políticas al instante, con la IA que detecta las solicitudes, extrae datos y activa las actualizaciones. Los seguimientos automatizados garantizan que no se pase por alto ningún detalle.
  
  
• Reclamaciones: Automatiza la admisión de FNOL al consolidar los correos electrónicos, los archivos adjuntos y los informes en paquetes de reclamaciones estructurados, lo que mejora la eficiencia de la gestión de las reclamaciones.
  
  
• Servicio de atención al cliente: Aumenta la satisfacción del cliente al gestionar las solicitudes de los agentes y del servicio de atención al cliente con prontitud, lo que garantiza respuestas oportunas y precisas.
  
  
• Divulgación automatizada: Envía respuestas automatizadas y actualizaciones de estado para mantener informados a los asegurados, reducir las consultas y mejorar el servicio.

Al implementar la solución de Inaza, las aseguradoras pueden eliminar los cuellos de botella y los retrasos asociados con el procesamiento manual del correo electrónico, eliminar las tareas correctivas de las cargas de trabajo de sus equipos, garantizar que no se pierdan correos electrónicos críticos y mejorar significativamente el servicio al cliente mediante respuestas más rápidas y una comunicación proactiva. La automatización del correo electrónico de Inaza está diseñada para integrarse sin esfuerzo con los sistemas existentes, proporcionando una solución escalable y adaptable que crece con las necesidades de su empresa. Este enfoque no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también contribuye a mejorar la satisfacción y la retención de los clientes.

¿Quieres verlo en acción?

Si quieres modernizar tus flujos de trabajo de correo electrónico sin tener que revisar toda tu tecnología, la integración con Outlook 365 de Inaza es la forma más rápida de empezar. Nuestro equipo se encargará de la configuración, lo guiará a través de las mejores prácticas y se asegurará de que su automatización se alinee con sus operaciones actuales.

Ponte en contacto hoy para programar una demostración o hablar con uno de nuestros expertos sobre cómo la automatización del correo electrónico basada en inteligencia artificial puede optimizar sus operaciones de reclamaciones, servicio al cliente y políticas, desde la bandeja de entrada hasta la resolución.