Como adicionar automação de e-mail com inteligência artificial ao Outlook 365 em apenas três etapas

Na Inaza, nossa tecnologia é desenvolvida para resolver problemas reais das seguradoras — de forma eficiente, inteligente e com o mínimo de interrupções possível. Liderando essa tarefa está Conor McDonald, nosso chefe de tecnologia. Com profunda experiência em integração de sistemas corporativos e implantação de IA, Conor e sua equipe arquitetaram as soluções que potencializam tudo, desde nossas ferramentas de automação de sinistros até inteligência de risco em tempo real. Neste blog, ele compartilha como nossa automação de e-mail se integra perfeitamente ao Outlook 365, sem compilações personalizadas, sem complexidade, apenas resultados.

Se você é uma seguradora que ainda encaminha e-mails manualmente ou confia nas regras da caixa de entrada que quebram quando alguém espirra perto deles, é hora de repensar como funciona a configuração do Outlook 365 e, na verdade, de todo o Microsoft 365. Na Inaza, construímos um sistema baseado em IA solução de automação de e-mail que se conecta diretamente aos fluxos de trabalho existentes das seguradoras, com o mínimo de interrupções e a necessidade zero de um projeto de TI de meses. Quer se trate de triagem de sinistros, atendimento ao cliente ou acompanhamento automatizado, nosso sistema permite que o Outlook faça mais do que simplesmente ficar parado coletando e-mails. Embora as soluções da Inaza possam ser integradas facilmente a todos os recursos do Microsoft 365, esta publicação se concentrará em como nos integramos ao Outlook 365 em três etapas simples, sem código personalizado, revisões de infraestrutura ou as dores de cabeça usuais de integração que as seguradoras, infelizmente, esperam ao adicionar novos sistemas ou ferramentas aos seus fluxos de trabalho.

Por que a automação de e-mail para o Outlook 365?

As seguradoras estão cada vez mais buscando a automação inteligente do fluxo de trabalho, mas muitas vezes se deparam com um obstáculo ao tentar integrar novas ferramentas aos ecossistemas da Microsoft. Projetamos nossa solução para funcionar com Outlook 365, não por aí. Isso significa integração segura, funcionalidade nativa e nenhuma curva de aprendizado para suas equipes. Se você já pesquisou:

• “como automatizar e-mails no Outlook 365 para seguros”
  
  
• “gatilhos de e-mail para acompanhamento de reclamações”
  
  
• “Como encontrar e-mails que não foram respondidos em X dias”
  
  
• “Integração com o AI Outlook 365"
  
  
• “respostas automatizadas do Outlook para seguradoras”
  

... você é exatamente para quem este post é.

O processo de integração em três etapas

Etapa 1: criar um usuário de automação dedicado
Você (ou sua equipe de TI) configurou uma conta de usuário específica em seu ambiente Microsoft 365. Algo como inaza-automation@yourcompany.com. Esse usuário é quem enviará e-mails, escaneará caixas de entrada e acionará ações automatizadas. Mantê-lo isolado de suas contas principais significa controles mais rígidos e melhor visibilidade.

Etapa 2: atribuir permissões
Essa conta precisa de permissões explícitas — nada fora do comum, mas o suficiente para realizar o trabalho. As sofisticadas ferramentas de gerenciamento de acesso do Azure oferecem controle total sobre o que pode ser acessado e sob quais condições. Normalmente, isso inclui:

• Mail.ReadWrite — para que o sistema possa monitorar e responder às mensagens recebidas
  
  
• Enviar por correio — para enviar alertas, atualizações ou confirmações
  
  
• Calendários. Ler Escrever — para registrar eventos como reclamações, prazos ou acompanhamentos
  

Seu administrador os concede por meio da API do Microsoft Graph ou do portal do Azure. Se você já usa as ferramentas corporativas do Office 365, esse deve ser um território familiar.

Etapa 3: fornecer credenciais de acesso
Quando o usuário estiver no local e as permissões forem concedidas, precisaremos de alguns detalhes seguros, principalmente os segredo do cliente (pense nisso como uma chave de API especializada), ID do locatário e informações do diretório. Usamos uma ferramenta interna segura para nos autenticarmos como esse usuário, sem senhas compartilhadas, sem intermediários. A partir daí, podemos acionar fluxos de trabalho de IA: responder às consultas dos clientes, atribuir reivindicações automaticamente, sinalizar possíveis fraudes ou até mesmo criar tarefas de acompanhamento.

O que acontece a seguir?

Uma vez integrada, a automação começa instantaneamente:

• Faça a triagem de reivindicações marcando e roteando e-mails de forma inteligente
  
  
• Envie respostas personalizadas em segundos, não em horas
  
  
• Crie automaticamente entradas de calendário para acompanhamentos ou prazos
  
  
• Acione ações de próxima etapa com base no conteúdo e nos metadados do e-mail

É como ter um membro extra da equipe que nunca perde uma mensagem — e funciona na velocidade da IA.

Criado para seguradoras, sem o inchaço

Impulsionado pela IA de Inaza solução de automação de e-mail foi projetado especificamente para enfrentar os desafios exclusivos enfrentados pelas seguradoras, integrando-se perfeitamente ao Outlook 365 para aumentar a eficiência em todo o ciclo de vida do seguro. Ao automatizar a triagem de e-mails, a extração de dados e a geração de respostas, o Inaza transforma o gerenciamento tradicional de e-mails em um processo simplificado e inteligente.

Principais características da solução de automação de e-mail da Inaza:

• Vendas e cotações: Processa instantaneamente as solicitações de cotação, extrai os principais detalhes e gera cotações precisas enquanto automatiza o acompanhamento para reduzir as devoluções.
  
  
• Novos negócios: Categoriza aplicativos, verifica documentos e sinaliza informações ausentes, simplificando a subscrição e reduzindo o vazamento de prêmios.
  
  
• Endossos: Processa mudanças de políticas instantaneamente, com a IA detectando solicitações, extraindo dados e acionando atualizações. Acompanhamentos automatizados garantem que nenhum detalhe seja esquecido.
  
  
• Reclamações: Automatiza a entrada de FNOL consolidando e-mails, anexos e relatórios em pacotes de reivindicações estruturados, aprimorando a eficiência do gerenciamento de reclamações.
  
  
• Atendimento ao cliente: Aumenta a satisfação do cliente ao lidar prontamente com as solicitações de atendimento ao cliente e agentes, garantindo respostas oportunas e precisas.
  
  
• Divulgação automatizada: Envia respostas automatizadas e atualizações de status para manter os segurados informados, reduzindo as consultas e melhorando o serviço.

Ao implementar a solução da Inaza, as seguradoras podem eliminar gargalos e atrasos associados ao processamento manual de e-mails, remover tarefas corretivas das cargas de trabalho de suas equipes, garantir que nenhum e-mail crítico seja perdido e melhorar significativamente o atendimento ao cliente por meio de respostas mais rápidas e comunicação proativa. A automação de e-mail da Inaza foi criada para se integrar facilmente aos sistemas existentes, fornecendo uma solução escalável e adaptável que cresce com as necessidades de sua empresa. Essa abordagem não apenas melhora a eficiência operacional, mas também contribui para melhorar a satisfação e a retenção do cliente.

Quer ver isso em ação?

Se você deseja modernizar seus fluxos de trabalho de e-mail sem revisar toda a sua pilha de tecnologia, a integração do Inaza com o Outlook 365 é a maneira mais rápida de começar. Nossa equipe cuidará da configuração, orientará você nas melhores práticas e garantirá que sua automação esteja alinhada às operações existentes.

Entre em contato hoje para agendar uma demonstração ou falar com um de nossos especialistas sobre como a automação de e-mail com inteligência artificial pode agilizar suas reivindicações, atendimento ao cliente e operações de políticas, desde a caixa de entrada até a resolução.